Article 1 — Objet

Le présent règlement organise l’examen des demandes d’enregistrement, de nouvelle version, de complément documentaire, de corrigendum, de retrait et de remplacement d’une spécification. Il assure une décision traçable sans instituer une autorité générale sur les disciplines concernées.

L’instruction porte sur la détermination documentaire et méthodologique de l’objet déposé. Elle ne remplace ni l’évaluation d’un article scientifique, ni la validation éthique d’une recherche, ni l’adoption d’une norme par une communauté professionnelle.

Article 2 — Responsable du Registre

Eva Bernard est Responsable du Registre et de l’instruction des dossiers.

La Responsable du Registre :

  1. reçoit les dossiers et en constate l’état ;
  2. vérifie la recevabilité formelle ou la fait vérifier ;
  3. désigne les rapporteurs et recueille leurs déclarations d’intérêts ;
  4. transmet les observations et demandes de révision au déposant ;
  5. prononce et motive la décision au vu des rapports ;
  6. tient le relevé des versions, décisions et éventuelles rectifications ;
  7. autorise la publication de la notice et du PDF après contrôle matériel ;
  8. organise la conservation ou la suppression des éléments du dossier selon la politique applicable.

Elle peut déléguer la mise en forme, le contrôle bibliographique, la génération du PDF et les opérations techniques de publication. Toute délégation conserve l’identité de l’opérateur, la date et l’objet de l’opération dans le dossier interne.

La Responsable du Registre n’est pas, par cette seule fonction, la personne juridiquement qualifiée de « responsable du traitement » au sens du RGPD. Son titre décrit la conduite des données documentaires et de la procédure du Registre.

Article 3 — Formation d’instruction

Une formation est constituée pour chaque dossier. Elle comprend au minimum :

  • la Responsable du Registre, qui préside l’instruction et prend la décision éditoriale ;
  • un rapporteur documentaire, compétent en description, provenance, droits, versionnement ou conservation ;
  • un rapporteur technique ou disciplinaire, compétent pour apprécier la précision des règles et leur adéquation au périmètre déclaré.

Les deux rapports sont indépendants. Une même personne ne peut cumuler les deux fonctions pour un même dossier. Lorsque le dossier engage plusieurs domaines, met en cause une classification controversée ou exige une vérification spécialisée, un ou plusieurs rapporteurs supplémentaires sont désignés.

En cas de divergence substantielle entre les deux premiers rapports, un troisième rapporteur indépendant est désigné. Une décision de refus après examen substantiel doit être fondée sur deux avis concordants, ou confirmée par ce troisième rapporteur.

Par exception, un complément strictement documentaire peut faire l’objet d’un contrôle simplifié par un rapporteur documentaire indépendant et d’une décision de la Responsable du Registre. Les règles de confidentialité et de conflits d’intérêts restent applicables. En cas de doute sur la portée technique d’un ajout, un rapporteur technique est saisi. Toute modification des règles, du périmètre ou des critères de conformité relève d’une nouvelle version et de l’instruction ordinaire à deux rapports indépendants.

Article 4 — Désignation, confidentialité et rotation

Les rapporteurs sont choisis pour un dossier déterminé en fonction de leurs compétences. Ils n’acquièrent aucun siège permanent ni pouvoir général de représenter le Registre.

Le déposant connaît les fonctions mobilisées, les critères appliqués et les motifs de la décision, sans connaître l’identité des rapporteurs. Les rapporteurs connaissent l’identité et la provenance du dossier lorsque ces informations sont nécessaires à la vérification. Leur identité reste confidentielle dans la procédure ; l’examen ne revendique pas le modèle du double aveugle.

L’identité d’un rapporteur peut être divulguée avec son accord exprès, ou lorsque la loi l’exige. Les rapports transmis au déposant sont expurgés des éléments dont la divulgation identifierait inutilement leur auteur ou une tierce personne.

Le vivier de rapporteurs et les déclarations d’intérêts sont réexaminés au moins une fois par an. Sauf nécessité motivée, un rapporteur n’examine pas plus de deux versions enregistrables successives du même objet. Il peut toutefois suivre la révision immédiate d’un dossier qu’il a déjà examiné afin de vérifier la réponse à ses observations.

Article 5 — Conflits d’intérêts

Avant d’accéder au dossier, chaque rapporteur déclare toute circonstance susceptible d’altérer son indépendance ou d’en donner raisonnablement l’apparence. Sont notamment examinés :

  • une contribution au texte ou au projet dont il émane ;
  • une relation récente de direction, de subordination ou de collaboration directe avec un auteur ;
  • l’appartenance à la même unité de travail lorsqu’elle crée une dépendance effective ;
  • un intérêt financier, éditorial, institutionnel, personnel ou contentieux dans la décision ;
  • un engagement public si étroit en faveur ou contre la proposition qu’un examen impartial ne peut raisonnablement être attendu.

La Responsable du Registre décide du déport ou des mesures de gestion et en conserve le motif. Si elle-même est concernée, l’organe compétent de FIAS désigne une personne suppléante pour la totalité de l’instruction et de la décision.

Article 6 — Étapes

6.1 Recevabilité

Le contrôle de recevabilité vérifie l’existence d’une version, l’identité du déposant, l’autorité de dépôt, les éléments minimaux, l’absence manifeste de contenu interdit et la possibilité juridique de poursuivre l’examen.

Un dossier incomplet peut être retourné sans examen substantiel. Ce retour ne constitue pas une décision scientifique ni un refus d’enregistrement.

6.2 Examen documentaire

Le rapporteur documentaire examine le titre, la date, la version, les responsables déclarés, la provenance, l’autorité de la soumission, le périmètre, les exclusions, les références, les identifiants, les droits, la licence, la présence éventuelle de matériaux de tiers, la maintenabilité, la citation et les conditions d’archivage.

6.3 Examen technique ou disciplinaire

Le rapporteur technique ou disciplinaire examine la cohérence des définitions, règles et tableaux, l’absence de contradiction interne manifeste, le traitement des cas nécessaires, l’adéquation des exemples, la distinction entre contenu normatif, justification et information, la possibilité de reconnaître une mise en œuvre conforme, et la présentation loyale des pratiques antérieures.

Le caractère limité, local ou encore peu utilisé d’une proposition ne suffit pas à justifier un refus. L’examen porte sur l’adéquation entre les revendications du texte et ses éléments documentés : couverture annoncée, cohérence des catégories applicables et portée des conclusions normatives.

6.4 Révision

Les observations sont regroupées par la Responsable du Registre et classées comme condition d’enregistrement, demande de clarification, suggestion ou réserve. Le déposant répond point par point et remet une version révisée. Les modifications sont identifiées ; une substitution silencieuse du fichier n’est pas admise.

6.5 Compléments documentaires

Le titulaire du lien privé peut proposer un complément depuis le dossier, pendant l’instruction ou après l’enregistrement. Le dossier et sa version sont liés automatiquement. Le complément comporte des usages documentés, des développements ultérieurs ou les deux, avec leurs sources et dates connues dans le texte. La possession du lien ne vaut pas identification de son auteur et ne permet pas d’attribuer automatiquement l’ajout au déposant initial.

Le contrôle porte sur les informations ajoutées ou corrigées, la nature des relations entre spécifications, la vérifiabilité des sources, les dates et les droits de publication. La date d’un usage ou d’une publication est distinguée de celle de l’ajout au Registre. Les exemples construits pour expliquer une règle restent distincts des usages documentés.

Le complément est examiné avant publication. La décision et le complément portent leur propre date et identifiant dans l’historique des compléments, sans changement du numéro de version ni de la décision sur la spécification. Pendant l’instruction principale, ils restent accessibles aux personnes chargées de l’examen et peuvent éclairer leur décision. Leur publication exige l’approbation du dossier et du complément. Un complément à un dossier refusé ne rouvre pas l’instruction. Une correction d’un complément accepté est un nouvel ajout lié à celui qu’il corrige ; les textes et décisions antérieurs restent dans l’historique. Les ajouts acceptés paraissent dans la notice publique et à la fin d’un PDF complété daté. Le dossier, la décision et le PDF initiaux sont préservés.

Règles des compléments documentaires · Deposits and documentary supplements (English)

Article 7 — Décisions

Les décisions possibles sont :

  • irrecevable en l’état : le dossier ne peut entrer en examen substantiel ;
  • révision demandée : les conditions pourraient être satisfaites après modification ;
  • accepté pour enregistrement : le contenu est accepté sous réserve du contrôle matériel final ;
  • enregistré : la notice et le PDF de référence sont publiés ;
  • enregistrement refusé : une insuffisance substantielle motivée demeure ;
  • retiré : le déposant met fin à l’instruction ou demande le retrait selon les règles applicables.

Toute décision de révision ou de refus cite les critères concernés et les passages du dossier qui la motivent. Elle ne se réduit pas à une appréciation générale de qualité.

Le Registre vise un contrôle de recevabilité sous quinze jours ouvrés et une première décision substantielle sous soixante jours à compter d’un dossier complet. Ces délais orientent le suivi du service. Toute suspension liée à une information manquante est signalée dans le suivi privé.

Article 8 — Réexamen

Le déposant peut demander une fois le réexamen d’un refus ou d’une condition qu’il estime fondé sur une erreur factuelle, un critère non publié ou un conflit d’intérêts. La demande identifie précisément le point contesté.

Le réexamen est confié à une personne qui n’a pas rédigé le rapport contesté. Il peut confirmer la décision, rouvrir l’instruction ou demander un nouvel avis. Il ne constitue pas une nouvelle soumission de fond.

Article 9 — Communications et dossier interne

Les communications sont déposées dans l’espace accessible par le lien privé de suivi. L’usage du courrier électronique n’est pas requis.

Le dossier interne conserve les versions reçues, les déclarations, les rapports, les réponses, les décisions, les compléments documentaires et l’historique des opérations pendant les durées prévues. La publication ne révèle que la notice, le PDF de référence et les éléments de décision expressément déclarés publics.

Article 10 — Références de procédure

Les critères d’examen applicables sont ceux du présent règlement, du Cadre du Registre et, pour la publication et la conservation, de la politique de traitement des dossiers.

La Responsable du Registre veille à leur publication, à leur application constante et à la conservation des motifs de décision. Avant tout accès au dossier, elle recueille les déclarations d’intérêts des rapporteurs, examine les conflits déclarés ou apparents et consigne les déports ou mesures de gestion.

Les rapporteurs appliquent ces critères au dossier qui leur est confié. Leurs observations doivent être motivées, limitées aux questions utiles à l’instruction et formulées dans le respect de la confidentialité. Les principes d’« Expert Review » de la RFC 8126 et les Ethical Guidelines for Peer Reviewers du COPE peuvent éclairer cette pratique.