Cette page précise les règles selon lesquelles une spécification est examinée, enregistrée, publiée et suivie dans le Registre FIAS.

Acte d'enregistrement

L'enregistrement constate qu'un objet documentaire peut être identifié, cité et distingué de ses versions antérieures ou ultérieures. Cette logique rejoint les métadonnées destinées à l'identification et à la citation stable des ressources, telles que le schéma DataCite.

Il suppose que le dossier permette de déterminer :

  • ce qui est prescrit, recommandé ou simplement décrit ;
  • les objets et les usages auxquels le texte s'applique ;
  • les limites revendiquées par les auteurs ;
  • l'origine de la proposition et ses rapports avec les pratiques antérieures ;
  • les responsabilités de maintenance ou de révision lorsqu'elles sont documentées.

Le numéro du Registre identifie une lignée documentaire. Chaque version enregistrée conserve sa propre date et sa propre désignation.

Objet publié

Une notice publique comprend, selon le dossier :

  • le titre, le numéro du Registre, la version et la date d'enregistrement ;
  • la provenance, les auteurs et les responsabilités documentés, lorsqu'ils sont connus ;
  • le type d'objet, son périmètre, son statut et sa licence ;
  • le PDF de référence ;
  • les relations avec les versions précédentes, suivantes ou remplacées.

Le PDF constitue le texte de référence. La publication rassemble la notice, le PDF et, le cas échéant, les relations de version. Les réponses structurées du formulaire, les pièces de travail, les avis et les données internes de suivi restent dans le dossier d'instruction. Une représentation JSON, un manifeste public ou une somme de contrôle publique peut être ajouté si la politique du Registre le prévoit.

Le déposant est un contact administratif privé. Un dépôt historique décrit la provenance et les responsabilités d'après les sources disponibles ; une maintenance active n'est pas exigée.

Portée

Peuvent notamment être enregistrés des spécifications, conventions éditoriales, profils de normes existantes, nomenclatures, vocabulaires contrôlés, classifications, systèmes de notation ou d'identification, modèles de données, protocoles et listes de référence. Les catalogues de standards comme FAIRsharing peuvent servir de point de comparaison lorsque le dossier se rattache à une pratique documentaire déjà identifiée.

Lorsqu'un dossier crée ou organise un registre de valeurs, la clarté des règles d'allocation, de modification et de contrôle peut être examinée à la lumière de la RFC 8126.

Relèvent d'autres procédures ou d'autres autorités :

  • l'établissement de la vérité générale d'une thèse scientifique ;
  • l'adoption du texte par une discipline entière ;
  • son équivalence à une norme ISO, nationale ou professionnelle ;
  • l'approbation d'une institution sans mandat exprès pour le dépôt ;
  • la supériorité du texte sur des conventions concurrentes.

Une notice peut mentionner des usages, recommandations ou reconnaissances externes. Ces éléments sont documentés comme des faits associés à la version enregistrée.

Instruction

L'instruction vérifie la détermination documentaire et méthodologique du texte. Elle porte notamment sur l'identité de l'objet, son périmètre, sa provenance, les droits de publication, les références antérieures, la cohérence des règles, les critères de conformité et la possibilité de maintenir des versions distinctes.

Les rapporteurs sont désignés pour le dossier en fonction des compétences requises. Leur identité reste confidentielle pendant l'instruction ; elle est communiquée uniquement en cas d'accord exprès ou d'obligation juridique. Les observations transmises au déposant sont motivées et débarrassées des éléments permettant une identification inutile. La confidentialité de l'évaluation et la déclaration d'intérêts concurrents relèvent de principes également exposés dans les recommandations COPE pour les évaluateurs.

Les modalités de désignation, de conflit d'intérêts, de révision et de décision sont fixées par le Règlement d'instruction des dossiers.

La Responsable du Registre organise l'instruction des dossiers, désigne les rapporteurs, constate les conflits d'intérêts, tient l'état des décisions et veille à la cohérence de la publication et de l'historique des versions.

Versions

Chaque version enregistrée reste traçable. Toute modification qui change une règle, un tableau normatif, un périmètre ou un critère de conformité donne lieu à une nouvelle version. Une erreur bibliographique ou éditoriale fait l'objet d'une correction de notice ou d'un corrigendum identifié selon qu'elle affecte le PDF.

Une spécification peut être enregistrée avant sa première utilisation. Les usages documentés sont facultatifs. Les publications, corpus, usages, références et développements ultérieurs peuvent être proposés par le titulaire du lien privé, pendant l'instruction et après l'enregistrement, avec « Proposer un complément documentaire ». Le dossier et la version sont liés automatiquement. Les deux sections portent sur les usages documentés et les développements ultérieurs ; les sources et les dates figurent dans le texte. Chaque complément conserve son identifiant, sa date, son statut et son historique dans le dossier. Les ajouts acceptés paraissent sur la notice et à la fin d'un PDF complété ; le numéro de la spécification reste inchangé. Le dépôt, la décision et le PDF initiaux restent accessibles. Toute édition complétée porte une désignation et une date distinctes. Un complément ne modifie pas la décision sur la spécification et ne rouvre pas un dossier refusé.

Règles des compléments documentaires · Deposits and documentary supplements (English)

Une version devenue obsolète reste accessible avec son statut et un lien vers la version qui la remplace. Cette continuité permet de citer exactement le texte qui a été appliqué à une date donnée. Les relations entre versions peuvent être décrites par des liens de type HasVersion, IsVersionOf, IsNewVersionOf ou IsPreviousVersionOf.

Politique associée : traitement, publication et conservation des dossiers.