Politique de traitement, de publication et de conservation
1. Objet
La présente politique concerne les données de la procédure : réponses au formulaire, pièces déposées, versions de travail, rapports, décisions, notice bibliographique, PDF de référence, compléments documentaires datés et historique des versions.
La Responsable du Registre organise ces opérations documentaires. La qualification juridique de « responsable du traitement », lorsqu’elle s’applique à des données personnelles, relève de l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
2. Principe de séparation
Le Registre distingue quatre ensembles :
- dossier actif — réponses, pièces et échanges nécessaires à l’instruction ;
- dossier de décision — rapports, réponses, décision motivée et journal minimal des opérations ;
- publication — notice bibliographique, PDF de référence et compléments documentaires approuvés ;
- données techniques — jeton du lien privé, mesures anti-abus et journaux nécessaires à la sécurité.
L’acceptation d’un dossier ouvre une publication sélective : seuls les éléments destinés au public sont extraits, vérifiés et mis en forme.
3. Accès
Le dossier actif et le dossier de décision sont accessibles uniquement à la Responsable du Registre, aux personnes qu’elle mandate pour une opération déterminée et aux rapporteurs désignés pour le temps de leur mission.
Le lien privé de suivi est un titre d’accès. Toute personne qui le possède peut consulter les informations qu’il protège. Le Registre fonctionne sans adresse électronique ; la récupération d’un jeton perdu à partir de l’identité du déposant est donc exclue.
Les contrôles automatiques se limitent à détecter des champs manquants, un format invalide, un abus probable ou un échec de sécurité. La décision relève de l’instruction humaine.
4. Publication
4.1 Dossier enregistré
Sont publiés :
- la notice bibliographique approuvée ;
- le PDF de référence ;
- le statut et la date de la décision ;
- les relations de version et, le cas échéant, un corrigendum, un retrait ou un remplacement ;
- les compléments documentaires approuvés du dossier, avec leurs dates, leurs identifiants et leur lien vers la version concernée ;
- la licence et les droits distincts explicitement signalés.
Ne sont pas publiés par défaut :
- l’export JSON ou YAML du formulaire ;
- les pièces internes et versions intermédiaires ;
- l’identité des rapporteurs ;
- les rapports intégraux ;
- les jetons, journaux techniques et sommes de contrôle internes.
4.2 Dossier non enregistré
Un dossier irrecevable, retiré, refusé ou abandonné demeure dans l’espace non public. Toute publication de son existence, de son titre, de ses auteurs ou de la décision suppose l’accord du déposant ou une décision spécifique fondée sur une règle adoptée antérieurement au dépôt.
5. Licence de publication
La licence par défaut du texte original accepté, de ses tableaux originaux et de la notice rédigée pour le Registre est Creative Commons Attribution 4.0 International — CC BY 4.0.
Cette licence autorise la copie, la redistribution et l’adaptation, y compris à des fins commerciales, sous réserve d’attribution, de lien vers la licence et d’indication des modifications. Voir le résumé officiel CC BY 4.0 en français.
CC0 1.0 peut être choisi pour une annexe de données factuelles, un tableau de correspondance ou une liste dont tous les droits nécessaires sont maîtrisés. Par défaut, le texte argumentatif de la spécification reste placé sous CC BY 4.0. Voir le résumé officiel CC0.
Les citations et reproductions appartenant à des tiers, les marques, brevets, droits à l’image ou droits de la personnalité, les éléments accompagnés d’une autre licence et les œuvres pour lesquelles le déposant ne détient pas les droits nécessaires conservent leur régime propre.
La déclaration de dépôt constitue une autorisation de publication en cas d’enregistrement. Elle évite le modèle d’un simple consentement révocable après publication ; les licences Creative Commons accordées conformément à leurs termes sont irrévocables.
6. Durées
| Ensemble | Point de départ | Durée | Sort à l’échéance |
|---|---|---|---|
| Brouillon non soumis, s’il existe | Dernière activité | 90 jours | Suppression automatique |
| Dossier clos sans publication | Décision finale, retrait ou abandon constaté | 12 mois | Suppression du contenu ; conservation d’un relevé anonymisé de fonctionnement si nécessaire |
| Pièces de travail et rapports d’un dossier enregistré | Date d’enregistrement | 24 mois | Suppression ou anonymisation ; maintien de la décision minimale |
| Décision minimale d’un dossier enregistré | Date d’enregistrement | Durée de la mission du Registre | Conservation avec accès restreint |
| Carte minimale d’accès privé et lien avec la version enregistrée | Enregistrement | Durée de la mission du Registre | Maintien de l’accès au suivi et aux compléments ; séparation des pièces de travail supprimables |
| Notice, PDF, compléments documentaires datés et historique des versions | Publication | Durée de la mission du Registre | Maintien public ; transfert archivistique recherché en cas de cessation |
| Journaux techniques de sécurité | Création | 12 mois au maximum, sauf incident | Rotation ou suppression |
Une conservation plus longue peut être décidée lorsqu’elle est nécessaire à un contentieux, à la preuve des droits accordés, à la gestion d’un incident ou à une obligation légale. La restriction, sa base et sa date de réexamen sont consignées.
7. Versions, corrections et retrait
La correction d’une erreur bibliographique ou éditoriale dans la notice est journalisée ; si elle affecte le PDF, elle produit un corrigendum identifié. Une modification des règles, des champs obligatoires, des valeurs, du périmètre ou des critères de conformité produit une nouvelle version.
Les usages documentés et les développements ultérieurs peuvent être proposés par le lien privé du dossier pendant l’instruction et après l’enregistrement. Chaque complément est conservé dans le dossier avec son identifiant, ses deux sections de texte, sa date de réception, son statut, sa date de décision et son historique. Les références et dates connues des activités sont indiquées dans les textes et distinguées de la date de réception au Registre. Les réponses initiales et leur empreinte restent inchangées. La possession du lien n’établit pas l’identité de l’auteur d’un ajout.
Un complément reste privé tant que le dossier ou le complément n’est pas approuvé. Son examen est distinct et ne change pas la décision sur la spécification. Un dossier refusé n’est pas rouvert par la réception d’un ajout. Les corrections de compléments acceptés sont de nouveaux ajouts liés aux précédents ; l’historique et les éditions déjà publiées sont conservés.
Le dépôt, la décision et le PDF initiaux sont conservés et restent accessibles. Les ajouts acceptés paraissent dans la notice et à la fin d’un PDF complété. Toute édition complétée du PDF porte une désignation de rédaction documentaire et une date qui la distinguent du dépôt initial ; aucun fichier publié n’est remplacé silencieusement.
La suppression des pièces de travail après 24 mois ne supprime pas la carte minimale d’accès d’un dossier enregistré : l’identifiant, le lien avec la version, les informations nécessaires au suivi et le mécanisme d’accès par lien privé sont conservés pour permettre les compléments ultérieurs. Les autres données restent soumises aux durées de la présente politique.
Règles des compléments documentaires · Deposits and documentary supplements (English)
Un retrait ne détruit pas nécessairement l’existence bibliographique d’une version déjà publiée. La notice peut être maintenue avec le statut « retiré », la date et le motif approprié afin d’éviter qu’un document précédemment cité paraisse n’avoir jamais existé.
8. Continuité documentaire
Le Registre organise la continuité documentaire pour la durée de sa mission. Si cette mission cesse, il recherche un transfert vers une institution ou un service d’archives capable de préserver les notices et PDF publics.
Les recommandations de préservation peuvent s’appuyer sur le modèle OAIS, ISO 14721:2025, sur les pratiques du CINES ou sur un emballage de transfert tel que BagIt, RFC 8493. Ces mécanismes peuvent rester internes : la politique n’implique pas la publication de manifestes ou de sommes de contrôle sur le site.
9. Révision de la politique
Toute modification de cette politique porte une date d’effet. La version applicable à un dossier est celle acceptée lors de sa soumission, sauf modification nécessaire à la sécurité ou à une obligation juridique. Une modification substantielle des conditions de publication ne s’applique pas rétroactivement sans base appropriée.